̽»¨¾«Ñ¡

Administrativa avdelningen

Den administrativa avdelningen är organiserad i fyra enheter.

• Ekonomienheten
• IT-enheten
• HR-enheten
• Service- och underhÃ¥llsenheten

Administrativ chef

Den administrativa chefen har det övergripande ansvaret för verksamhetsstöd inom den administrativa avdelningen.

Samt ansvar för att:

• samordna arbetet med verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning
• bistÃ¥ i avtalsfrÃ¥gor
• samordna arbetet med miljöfrÃ¥gor
• samordna beredskaps- och krisplaner
• granska budget och bokslut
• vara kontaktperson vad gäller skrivplatser

Kommunikation

°­´Ç³¾³¾³Ü²Ô¾±°ì²¹³Ùö°ùen utgör ett strategiskt och operativt expertstöd till chefer och medarbetare. Ansvarar för att kommunikationen är anpassad för mÃ¥lgruppen, följer KI:s varumärkesplattform, sprÃ¥kpolicy och kommunikationspolicy samt gällande lagar för webb. °­´Ç³¾³¾³Ü²Ô¾±°ì²¹³Ùö°ùen skapar en röd trÃ¥d i all kommunikation och ser till att KI:s värderingar, mÃ¥l och vision förmedlas professionellt och enhetligt över samtliga kanaler.

Till exempel genom att:

• Säkerställa att klarsprÃ¥k används som en naturlig del av bÃ¥de extern och intern kommunikation, sÃ¥ att all information blir lättillgänglig och begriplig för alla mÃ¥lgrupper.
• Bidra till att kommunikationen sker pÃ¥ hjärnans villkor (NLP)
• Skapa innehÃ¥ll och publicera pÃ¥ KI:s webbplats, intranät och annonser till sociala medier.
• Stötta chefer och medarbetare i att paketera samtliga budskap pÃ¥ ett tydligt och effektivt sätt, bÃ¥de externt och internt.
• Arbeta med bild- och filmproduktion samt vidmakthÃ¥lla, och vid behov, utveckla KI:s grafiska profil.
• Arbetsgivarprofilering.
• Kriskommunikation - förbereda strategier och agera snabbt vid oförutsedda händelser för att minimera negativa effekter pÃ¥ varumärket.
• Genomföra enkätundersökningar internt och externt
• Bidra med kreativa idéer med patient- och användarfokus

Kontakt funktionsbrevlådor:

Kommunikation kommunikation@dentmed.ki.se

Ekonomienheten

Ekonomienheten hjälper avdelningar och kliniker med:

• Budget, bÃ¥de vid ansökningar av bidrag/uppdrag och för avdelningar/kliniker som helhet
• Uppföljningar av ekonomin i avdelning/klinik tillsammans med avdelningschef/klinikchef
• De ekonomiska delarna i bidrags- och uppdragsavtal
• Att rekvirera medel och rapportera utfall till finansiärer
• Allmänna ekonomiska frÃ¥gor som rör till exempel INDI, konton, projektkoder, kalkyler, bokningar med mera.
• Fakturering
• Manuella utbetalningar till exempel Etikansökningar, Ã¥terbetalning av patientavgifter
• Regelefterlevnad; policys, rutiner
• Upplägg av behörigheter i UBW (ej anknutna)
• Vid frÃ¥gor och bokning av resor vänd dig till avdelningsministratören

Kontakt funktionsbrevlådor:

Leverantörsfakturor sköts av ekonomiservice ekonomiservice@ki.se.

Ekonomienheten ekonomi@dentmed.ki.se

Granskning av utlägg hanteras inte av ekonomienheten, kontakta istället: suzanne.almborg@ki.se

Ekonomienheten består av

IT-enheten

Enheten hjälper verksamheten med support av:

• All lokal IT *
• VÃ¥rt egna nätverk
• Dentmedkontot
• Klienthantering
• ´¡²Ô±¹Ã¤²Ô»å²¹°ù²õ³Ü±è±è´Ç°ù³Ù
• T4
• Romexis
• SLL-kort
• EK-administration
• Behörighet Region Stockholm

* Inte support för de gemensamma KI-systemen, till exempel UBW, IDAC, mejlen, Primula, Ladok, ditt KI-konto, student IT.

Kontakt ärendehantering:

IT-enheten it@dentmed.ki.se

HR

HR ger verksamheten stöd i administrativa, operativa och strategiska HR-frågor, samt skapar förutsättningar för chefer att känna trygghet i rollen som ledare för sina medarbetare.

HR hjälper verksamheten med:

• Stöd i arbetsgivarfrÃ¥gor
• Uppföljning och utveckling av processer - frÃ¥n anställningens början till slut
• Utformning av strategisk styrning och utveckling
• Rekrytering och arbetsgivarvarumärke
• Kompetensutveckling och lärande
• Ledarskap och medarbetarskap
• Lönebildning och lönesättning
• Arbetsmiljö, tillgänglighet och likabehandling
• Rehabilitering och arbetsanpassning
• Arbetsrättsliga lagar och avtal
• Samverkan

Kontakt funktionsbrevlådor:

HR-enheten hr@dentmed.ki.se

HR består av:

Service- och underhållsenheten

Enheten har till ansvar att samordna, utveckla arbetet med infrastruktur, miljö och lokaler.

Service och underhåll hjälper verksamheten med:

• Samordning av inköp och upphandlingar över 100 000 sek.
• Samordnar institutionens och universitetstandvÃ¥rdens miljöcertifierade miljöarbete
• Lokalförsörjning och löpande underhÃ¥ll, projektering och samordning av projekt som ombyggnationer och installationer
• Kontakt mot fastighetsägare och hanterar alla husrelaterade felanmälningar
• Samordning av brandskydd och systematiskt brandskyddsarbete
• Posthantering, bud och pakethantering
• Säkerhetsrelaterade uppgifter som larm, passerkort, lÃ¥nekort och nyckelhantering
• Kopiering och utskrifthantering
• Vaktmästerisysslor och samordna och interna/externa flyttar mm
• Beställningar och leverantörsuppföljningar

Kontakt funktionsbrevlådor:

Service och underhåll: service-underhall@dentmed.ki.se

±õ²Ô°ìö±è: inkop@dentmed.ki.se

Enheten för service och underhåll består av:

Administratörer nära den lokala verksamheten

Följande arbetar med avdelningsadministration: